Prosedur Pengendalian dan Pemantauan atau Monitoring Piutang


 

1. Prosedur Pengendalian Piutang

 

Salah satu dari model struktur pengendalian intern terdiri dari tiga unsur dan lima unsur pokok struktur pengendalian intern adalah prosedur pengendalian dan pemantauan atau monitoring. Prosedur pengendalian adalah Kebijakan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan system akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai.

 

Prosedur pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat organisasi. Prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur yang antara lain adalah :

  1. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan
  2. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pealksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh karena itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.
  3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan transaksi secara semestinya, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak
  4. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.
  5. Pengecekan secara bebas atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas kerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akun seperti saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

 

Berkaitan dengan pemakaian komputer dalam sistem informasi akuntansi dewasa ini, maka perusahaan harus menerapkan pengendalian di lingkungan system yang terkomputerisasi.

 

Winarno memberikan dua kategori pengendalian di lingkungan sistem terkomputerisasi adalah :

  1. Pengawasan aplikasi (atau sering disebut juga dengan pengawasan transaksi)

merupakan pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa (1) semua

transaksi sudah mendapat otorisasi dan (2) semua transaksi sudah dicatat,

diklasifikasi, diproses dan dilaporkan dengan teliti dan benar.

  1. Pengawasan umum, ditujukan untuk mengawasi berbagai prosedur, kegiatan

atau aktiva yang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.

 

Dalam pengawasan aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu :

  • Pengawasan masukan

Pengawasan masukan yaitu pengawasan yang ditujukan untuk kegiatan

pencatatan transaksi, dengan pengawasan ini diharapkan setiap transaksi dicatat dengan teliti, lengkap dan segera.

  • Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan.

Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan dilakukan setelah data

diinput, dengan pengawasan ini diharapkan data diolah secara teliti dan lengkap, file dan program yang digunakan sudah benar, dan semua transaksi dan catatan lainnya dapat ditelusuri dengan mudah.

 

Pengawasan proses terdiri dari empat kategori yaitu :

  • Cek logika proses atau processing logic checks
  • Kontrol setiap proses atau run-to-run control
  • Cek file dan program
  • Keterkaitan telusuran audit atau audit trail lingkages.
  • Pengawasan keluaran

 

Pengawasan keluaran dirancang untuk menjamin keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusi ke pemakai yang berhak.

Pengawasan ini meliputi dua kegiatan yaitu mengkaji hasil pengolahan dan pengawasan distribusi laporan.

 

Pengawasan umum dirancang untuk melengkapi pengawasan aplikasi. Pengawasan ini meliputi berbagai prosedur, kegiatan dan penggunaan aktiva yang belum tercakup dalam pengawasan aplikasi terdiri dari :

  • Praktik manajemen yang sehat meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan.
  • Pengawasan operasional yang bertujuan meningkatkan efisiensi pekerjaan tiap karyawan. Pengawasan ini meliputi tiga tahapan yaitu penetapan standar teknis, penilaian prestasi dan pengambilan keputusan terutama sebagai tindakan korektif

 

2. Monitoring Piutang

 

Monitoring merupakan proses untuk menilai dari pelaksanaan struktur pengendalian intern yang telah berjalan. Monitoring merupakan pemantauan yang dilaksanakan oleh personil yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap desain maupun pengoperasian perusahaan, agar pada waktu yang tepat dapat menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

 

Kell et.al, mendefinisikan monitoring sebagai berikut : Monitoring is a process that accesses the quality of internal control structures performance over time. It involves by appropriate of the design operation of control on a suitable timely basis to determine that ICS is operating as intended and that it is modified as appropriate for changes in conditions.

 

Monitoring dapat dilakukan selama kegiatan berlangsung dan dapat dievaluasi secara periodik. Selama kegiatan berlangsung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas hasil penagihan piutang dilihat dari keluhan-keluhan yang diterima dari langganan seperti kesalahan billing, terlambatnya pengiriman barang atau kesalahan pembayaran di dalam lingkungan perusahaan sendiri. Oleh sebab itu, perlu dilakukan pemantauan terhadap hasil kerja mereka biasanya dievaluasi secara periodik, karena manajemen akan melihat hasil laporan penjualan dan laporan penerimaan kas bulanan atau tahunan apakah sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Pengendalian juga dilaksanakan oleh internal auditor, bila internal auditor mendapati kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas, maka harus segera melaporkan kelemahan tersebut pada manajemen atau komite audit. Manajemen juga dapat menerima informasi dari pihak ekstern seperti bank atau akuntan publik tentang kelemahan struktur pengendalian intern penjualan kredit dan penagihan piutang dalam perusahaan. Informasi yang diterima dari berbagai pihak akan menjadi bahan pertimbangan bagi manajemen untuk memperbaiki pelaksanaan pengendalian intern selanjutnya sehingga dapat memperbesar hasil penjualan dan jumlah penerimaan kas perusahaan.

 

Dalam unsur – unsur pengendalian intern, monitoring masih merupakan hal baru bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia, mungkin baru perusahaan – perusahaan besar yang menerapkannya. Namun sebenarnya kegiatan monitoring telah berjalan dengan sendirinya dalam suatu perusahaan. Perusahaan sering memonitoring pelaksanaan pengendalian intern hanya apabila telah terjadi kesalahan yang fatal dan merugikan perusahaan baik dari segi prosedur kerja maupun dari besarnya laba yang diinginkan sebagai tujuan akhir perusahaan.

 

sumber :

http://library.usu.ac.id/download/fe/akuntansi-rustam3.pdf

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s